Gestión profesional de las compras

Cada día es más importante optimizar los recursos y gestionar a la perfección en qué se va a invertir el capital económico de la propia empresa con el objetivo de no desaparecer del mercado, seguir creciendo y, por supuesto, mejorar no solo las prestaciones de cara al consumidor sino también las condiciones laborales de los propios empleados.

Más aún cuando la competencia en cada sector crece sin precedentes en un mercado cada vez más exigente y que obliga a las empresas que ya nos encontramos operando o produciendo a especializarnos y optimizar los recursos al máximo si deseamos conservar nuestro hueco dentro del nicho de mercado.

Sin embargo, en muchas ocasiones, las empresas y sus empleados no toman conciencia de la importancia de exprimir al máximo cada uno de los capitales de la compañía en términos de rentabilidad. Tanto jefes como operarios viven el día a día sin pensar a largo plazo y dejando al margen algo tan importante como la aplicación de fundamentos de gestión que ayudan a mejorar la rentabilidad de las inversiones de la empresa significativamente.

Un claro ejemplo de ello son las compras que realiza la empresa para poder ofrecer sus servicios. En definitiva, la inversión en capitales que lleva a cabo la empresa para dotar a los trabajadores de los recursos necesarios para realizar sus tareas y poder cumplir los objetivos establecidos. A menudo, hay una oportunidad para generar caja al reducir los pagos, de manera inmediata, gracias a bajar los precios de compra medios, mejorar los niveles de stock, disminuir consumos, minorar desperdicios, etc.

La meta ideal es dotar a la empresa de todos los materiales necesarios, de calidad, al mejor coste monetario y optimizarlos al máximo para poder obtener una partida de beneficios notoria. ¿Pero cómo hacerlo? Desde Uno Más Dos Suma Valor te contamos los 10 pasos que se pueden dar para profesionalizar las compras en una PYME:

Relacionados con la estrategia de compras:

En este apartado abordaremos qué puntos son importantes de cara a establecer una buena estrategia de compras en nuestra empresa. Atento.

1. Presupuesto de compras. Detalla con exactitud de qué presupuesto dispones o cuánto dinero estás dispuesto a invertir en los recursos que necesitas.
2. Plan para asegurar el suministro. Ten claro cómo vas a actuar o cómo vas a distribuir el material que has conseguido, cuánto tiempo te va a durar, qué rentabilidad puedes sacar de él, …
3. Clasificar las categorías de compra y priorizar. No siempre se puede abarcar todo lo que deseamos o necesitamos, por eso establecemos en el primer punto establecer una cantidad fija real que podemos gastar. En base a ello, crea una lista en orden desde lo más importante a lo menos necesario y compra en función de esa jerarquía.

Relacionados con la negociación

Bien, ahora que ya sabemos cuánto dinero vamos a invertir y cuáles son nuestras prioridades, pasemos al plan de negociación del suministro.

4. Analizar el coste total de las operaciones y definir fórmulas para la fijación de precios. Si comprases todo lo que consideras que necesitas, ¿cuánto deberías pagar en total? ¿Mucho dinero, ¿verdad? Y, además, debes pensar en que aquello que necesitas mantenga fijo el precio y luego no te encuentres con sorpresas en las facturas.
5. Acuerdos de nivel de servicio. Llega a un acuerdo con tu compañía suministradora para que el precio de los servicios que te cobren no varíe. En muchas ocasiones, puedes recibir una rebaja del precio al comprar al por mayor.
6. Técnicas básicas de negociación. No dudes en servirte de tus habilidades comunicativas para realizar las negociaciones pertinentes de cara a que tu puedas ahorrar y la empresa suministradora tampoco salga perdiendo.

Relacionados con el proceso de aprovisionamiento  

7. Homologación de proveedores. Estudia las empresas con las que vas a trabajar. Asegúrate de que sean de confianza y los servicios o materiales que adquieras con ellos respeten la normativa vigente oportuna.
8. Niveles de autorización para hacer pedidos. Hablamos de los límites en valor de compra que la propia dirección de la empresa delega en distintos responsables de compra de la empresa. ¿Autorizamos o no determinadas compras? ¡Analízalo!
9. Automatización (pedidos, autofactura, …).
10. Medición. Estudia con detalle los resultados de tu plan de compras, si ha sido rentable, beneficioso, ha habido pérdidas, … La idea siempre es mejorar de cara a futuro.

En Unomásdos asesoramos a las PYMES, ayudamos a realizar un buen diagnóstico e implantar acciones de mejora que generan ahorros elevados. Somos expertos en técnicas específicas y funcionales, en aplicar empatía para la comprensión de cada caso y sentido común para la toma de decisiones.

Artículo escrito por Vicente Ballesteros, asociado de Unomásdos y especialista en la gestión de empresas.

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